DŮLEŽITÉ TECHNICKÉ & LOGISTICKÉ INFORMACE PRO VYSTAVOVATELE PBS 2025

OBSAH

  1. Datum a místo

  2. Instalace barů

  3. Parkování a doprava

  4. Počet návštěvníků

  5. Semináře

  6. Elektřina

  7. Sklenice a mytí

  8. Debaras

  9. Voda

  10. Dekorace

  11. Hudba

  12. Kouření

  13. Led

  14. Deinstalace barů

  15. Vstupenky

  16. Sampling

  17. Zabezpečení

  18. Foto

  19. Celní úřad

  20. Podávání alkoholu nezletilým

  21. Ubytování

  22. Odpovědnost za činnost vystavovatele

KONTAKTY

1. Datum a místo

Pondělí 24. 3. 2025 od 11 do 20 hodin. Křižíkovy pavilony, Výstaviště, Praha 7

2. Instalace barů

Instalace barů proběhne v neděli 23. 3. 2025 od 9 do 20 hodin. Každý vystavovatel bude mít svůj časový slot, kdy může přijet ke svému pavilonu. Prosíme, kontaktujte pana Radka Šrotta (602 166 850) do 1. 2. 2025, pro naplánování časového slotu vašeho příjezdu. V neděli,  po příjezdu na Výstaviště, vám ukážeme vaše místo, které převezme oproti podpisu vaše ZODPOVĚDNÁ OSOBA (nikoliv jen řidič nebo messenger). Plocha pro každého vystavovatele bude vyznačena a je nutné, dodržet velikost pronajaté plochy. Veškerý odpad spojený s instalací/deinstalací je nutné odvézt. 

3. Parkování a doprava

Pro naložení a vyložení nákladu bude vyhrazeno místo, na které bude navádět personál organizátora v předem domluvený časový slot. Parkování na delší čas než vyložení nákladu na tomto místě není možné. ! DŮLEŽITÉ ! Po vjezdu do areálu bude od každého řidiče vybírána kauce 2.000,- V HOTOVOSTI. Tato kauce bude při dodržení odjezdu do 120 minut opět vrácena. Prosíme o předání této informace všem pracovníkům, včetně externích agentur a obsluhy baru. Na celodenní parkování je k dispozici placené parkoviště v ulici Za Elektrárnou nebo na parkovišti u bazénu Výstaviště.

4. Počet návštěvníků

Celkově očekáváme cca 4 000 návštěvníků, kteří budou přicházet i odcházet průběžně, tzn. mezi 11. a 20. hodinou. 

5. Semináře

Semináře budou probíhat v jednotlivých pavilonech a jejich kapacita bude upřesněna. Délka komečních brand seminářů je 25 minut. Všechny prezentace budou odbavovány z režie. K dispozici je projekce (formát 16:9) a audio ozvučení s mikrofonem. Organizátor nezajišťuje degustační sklenky/kelímky pro případné ochutnávky ani tlumočení z jiného jazyka. K asistenci bude na místě hosteska.

Podklady k brand seminářům:  Do 19. 2. 2025 nutné dodat:  

  1. název semináře
  2. jméno a funkce prezentujícího
  3. fotografii prezentujícího
  4. stručný obsah semináře 

6. Elektřina

El. zásuvka 230V/16A – 2 KW příp. je přivedena na všechny expozice. Přípojka s vyšší kapacitou je přivedena pouze k barům/expozicím vystavovatelů, které si připojení objednali před akcí. Na místě není možné měnit objednanou kapacitu el. připojení. Rozvod elektřiny v rámci plochy si zajišťuje každý vystavovatel sám.

7. Sklenice a mytí

Smyslem akce není volné rozlévání nápojů zdarma, ale degustace, proto doporučujeme přizpůsobit druh skla a velikosti degustačních vzorků. Mytí skla bude zajištěno pro vystavovatele, kteří si službu objednali před akcí. Sklenice budou průběžně vraceny na bary, počítejte s dobou vrácení na bar minimálně 2 hodiny.

8. Debaras - odpady

Po celou dobu akce (mezi 11. a 20. hodinou) zajišťuje odnos odpadu v pavilonech obsluha (nevztahuje se na odpad na jednotlivých barech). Bude přistaven kontejner pro směsný odpad, který je možné využít. Prosíme vystavovatele o odlévání tekutých zbytků do vlastních přinesených nádob, ne do PVC pytlů. Stejně tak platí zákaz zbavování se ledu/ledové tříště vyléváním do odpadů nebo okolí pavilonů.

Debaras bude zajištěn naším personálem ve všech pavilonech a to jen z míst určených pro odkládání skleniček. Debaras ze stolů umístěných v rámci pronajaté plochy vystavovatele není zajištěn, ale je možné se předem domluvit na zapůjčení sběrné přepravky, do které si budete sklo z Vašich stolů debarasovat a náš personál ji bude odnášet.

Úklid odpadu na barech po ukončení akce zajišťuje vystavovatel, který má místo v pronájmu. Pronájemce je povinen vrátit pronajatou plochu v původním stavu, tedy BEZ ODPADU. Před odchodem z pavilonu MUSÍ DOJÍT K OSOBNÍMU PŘEDÁNÍ pronajatého prostoru opět oproti podpisu v předávacím protokolu. V případě, že místo nebude předáno, si organizátor vyhrazuje právo účtovat poplatek 5 000 Kč.

9. Voda

Pitná voda je k dispozici zdarma v lednicích partnera pitného režimu. Na WC je voda také pitná.

10. Dekorace

Lepení na stěny ve vnitřních prostorách není možné. Doporučujeme použít samostojné dekorace. Není možné použít lepení na podlahy ani jiná místa v pavilonech. Veškeré dekorace, vybavení, doplňky apod. je možné umístit pouze v rámci pronajatého prostoru. V případě poškození si organizátor akce vyhrazuje právo účtovat náklady na uvedení do původního stavu. Poplatek bude účtován společnosti, která má vystavovatelský prostor na Prague Bar Show. 

11. Hudba

V případě, že budete používat na svém baru/stánku TV nebo audio zařízení, prosíme, respektujte okolní vystavovatele. Reprodukovaný zvuk nesmí převýšit hlasitost mluveného slova.

12. Kouření

Vprostorech pavilonů není kouření povoleno. Kouření je možné pouze mimo areál.

13. Led

Pro vystavovatele je zajištěn v prostoru konání akce na více místech led v kostkách a tříšť zdarma, celkem je k dispozici 2,5 tuny. Led bude k dispozici ca 1 hod před zahájením akce. Led, který je k dispozici, je určen pro spotřebu při přípravě vzorků. Potřebujete-li větší množství ledu jako součást expozice, je třeba si takové množství zajistit zvlášť. 

14. Deinstalace barů

Prague Bar Show končí ve 20:00 a provoz na všech barech musí být do této hodiny ukončen. Likvidace barů před 20:00 hod NENÍ POVOLENA.

Nájezd vozidel k lokaci se bude řídit podrobným časovým harmonogramem (bude domluveno s organizátorem na místě v den akce). Upozorňujeme, že z kapacitního  hlediska není možný nájezd všech vozidel najednou. Respektujte, prosím, ostatní a najíždějte s vozdily až ve chvíli, kdy máte expozici sbalenou a připravenou k transportu. Vjezd vozidel do areálu je opět podmíněn VRATNOU KAUCÍ V HOTOVOSTI ve výši 2.000,- CZK a doba určeaná pro odvoz je opět 120 mi. Při překročení této doby NEBUDE KAUCE VRÁCENA.

Všechny bary a předměty vystavovatelů musí být odklizeny do 24:00 a to vč. veškerého odpadu. Po vyklizení pronajaté plochy je třeba opět zavolat vaši kontaktní osobu a opět oproti podpisu v Předávacím protokolu OSOBNĚ PŘEDAT pronajatý prostor. V případě nedodržení tohoto postupu si organizátor vyhrazuje právo účtovat pokutu ve výši 5.000,- CZK.

15. Vstupenky

Vstupenky pro vystavovatele - Každý vystavovatel má v rámci ceny nárok na 1 vstupenku na 1 m2 pronajaté plochy. Tyto vstupenky Vám budou zaslány elektronicky před akcí. 

Vstupenky pro personál na barech - Vstupenky v podobě „hand stripů“ budou rozdány na každý bar přibližně hodinu před začátkem akce, tedy v 10:00. Počet vstupenek pro personál je dle velikosti pronajaté plochy.

Vstupenky pro vystavovatele nad rámec kvóty se slevou - Každý vystavovatel může využít slevu na nákup vstupenek pro klienty, partnery, dodavatele nebo zaměstnance. Vyúčtování objednaných vstupenek proběhne po skončení akce.  Na e-mail kontaktní osoby bude s dostatečným předstihem zaslán podrobný návod na nákup vstupenek se slevou. 

Vstupenky pro návštěvníky - Vstupenky lze zakoupit v předprodeji, případně v den konání akce na pokladně - pokud nebude vyčerpaná kapacita areálu. Součástí vstupného je volný přístup na semináře. AKCE JE URČENA POUZE PRO ODBORNOU VEŘEJNOST!

16. Sampling a hostesky

Rozdávat vzorky/promo materiály nebo nápoje mimo objednaný prostor není možné. Hostesky se mohou pohybovat mimo pronajaté  prostory jen bez vzorků.

17. Zabezpečení

Za bary a jejich vybavení zodpovídá vystavovatel. V neděli - den instalace - je zajištěna ostraha objektu.

18. Foto

Organizátor bude pořizovat fotografie během konání akce pro vlastní reportážní účely. Garantovat poskytnutí fotografií jednotlivým vystavovatelům z jejich barů je možné pouze po předchozí domluvě a objednání této služby za poplatek u organizátora předem. 

19. Celní úřad

Každý vystavovatel je povinen sám podat oznámení o distribuci alkoholu, a to minimálně 5 pracovních dní před akcí a to i v případě, že se nejedná o prodej, ale jen sampling. Formulář najdete zde . Oznámení lze podat i přes datovou schránku nebo osobně na podatelně celního úřadu pro hlavní město Prahu. Doporučujeme mít na stánku kopii faktury za alkohol.

20. Podávání alkoholu nezletilým

Dodržování zákazu podávat alkoholické nápoje nezletilým je odpovědností vystavovatelů.

21. Ubytování

Organizátor akce domluvil pro vystavovatele, kteří řeší ubytování, zvýhodněné podmínky v některých ubytovacích zařízeních nedaleko Výstaviště. Pro bližší informace můžete kontaktovat Gabrielu Ponert gabriela.ponert@barlife.cz

22. Odpovědnost za činnost vystavovatele

Pořadatel akce, spol. Linkman Media s.r.o., nenese žádnou odpovědnost za činnost vystavovatele na Prague Bar Show. Pořadatel zejména nenese odpovědnost za zaměstnance vystavovatele nebo jím pověřené osoby, ani za majetek vystavovatele nebo jiná jeho aktiva vnesená do prostoru, ve kterém se akce koná. Vystavovatel nese výlučně veškerou odpovědnost spojenou s jeho účastí na akci a zavazuje se respektovat a dodržovat veškerá ustanovení platných předpisů, zejména v oblasti distribuce a podávání alkoholických nápojů. V případě porušování platných právních předpisů, instrukcí akce nebo pokynů pořadatele má pořadatel právo účast vystavovatele na Prague Bar Show bez náhrady ukončit.

KONTAKTY

Linkman media s.r.o. 2025